Ook managers moeten leren omgaan met telewerk

Ondanks het verplichte thuiswerk blijkt dit niet in elk bedrijf van toepassing. Via onze website krijgen we dan ook met enige regelmaat te horen dat sommige werkgevers thuiswerk niet willen toestaan of het moeilijk maken voor de werknemers.

De invoering van thuiswerk vraagt een andere kijk op ‘werken’: het is niet gewoon het verplaatsen van het werk naar een ‘andere’ locatie. Door die plotse invoering hebben niet alle bedrijven zich kunnen voorbereiden. Verschillende stappen zijn noodzakelijk om te komen tot een efficiënt telewerksysteem. Die tijd hebben veel bedrijven niet (kunnen nemen) genomen.

Thuiswerken vroeg niet alleen van werknemers een hele aanpassing, maar stelde ook managers voor heel wat uitdagingen. Zij moesten niet alleen zelf leren omgaan met hun eigen thuiswerk, maar moesten tevens op een andere manier hun thuiswerkend team managen. Ondertussen hebben we heel wat geleerd. In dit artikel willen we stilstaan bij enkele cruciale elementen waardoor managers het thuiswerk zo efficiënt mogelijk kunnen ondersteunen. We kunnen ze samenvatten in vier kernwoorden:

  • vertrouwen
  • duidelijkheid
  • verbindend
  • ondersteunend

Vertrouwen

Vaak wordt telewerk niet toegestaan omdat men vreest de controle over de werknemer te verliezen: is hij wel aan het werk? Profiteert hij niet van de situatie? Sommige managers vragen naar verschillende tools om die controle te behouden. Zo’n vorm van micromanagement is nefast en zal de effectiviteit eerder doen dalen dan toenemen. De meeste werknemers voelen zich wel verantwoordelijk voor hun taken. Meestal is men productiever tijdens het thuiswerk.

Vertrouwen betekent echter niet dat er geen enkele vorm van controle mag zijn. Controle kan echter beter gericht worden op resultaten of prestaties en niet enkel op uren en ‘aanwezigheden’. Daarnaast moeten we beseffen dat thuiswerk niet altijd vanzelfsprekend is. Samen als team overleggen en ‘good practices’ doorspelen aan elkaar ondersteunt juist dat wederzijds vertrouwen. Vertrouwen is het werkwoord dat van beide kanten flexibiliteit en aanpassing vraagt: leidinggevenden moeten een deel van de controle loslaten en medewerkers moeten op hun beurt meer verantwoordelijkheid opnemen.

Bron: Ultimate software

Duidelijkheid

Goede, duidelijke afspraken vormen een soliede basis voor het thuiswerk. Het betreft hier niet alleen de te verwachten resultaten, maar ook wanneer men bereikbaar moet zijn. Dit geldt zowel voor de leidinggevenden als voor de collega’s, enz.

Belangrijk hierbij is de vraag of men werkt binnen de ‘normale’ kantooruren of men ook de kans krijgt om zijn eigen werkritme te kiezen. Voor werknemers met kinderen, is het niet altijd evident om dan geconcentreerd te werken. Een zekere soepelheid kan alleen maar de productiviteit ten goede komen, maar bepaal samen de grenzen en de mogelijkheden.

Duidelijkheid geven, betekent eveneens feedback geven. Op kantoor gebeurt dat vaak op een eenvoudige manier: een korte babbel of vraag, een non-verbaal signaal, … Bij telewerk wordt het snel verwaarloosd of beperkt tot schaarse en zeer formele momenten. Een leidinggevende zal dan sneller op de bal moeten spelen.

Verbindend

Uit alle enquêtes over thuiswerken blijkt dat men vooral sociale contacten met collega’s mist. De informele babbels, het eens kunnen zuchten en lachen… deze zaken worden bij het thuiswerken zo goed als onmogelijk. Zulke momenten zijn er niet alleen om een goed gevoel te hebben, maar helpen ook om creatief te zijn, breder te denken rond bepaalde opdrachten en elkaar te steunen tijdens moeilijkere opdrachten.

Regelmatige online vergaderingen kunnen dit gedeeltelijk oplossen; hoewel ze vaak vermoeiender zijn dan de live-vergaderingen. Kortere, frequente online vergaderingen zijn zinvoller dan lange teamvergaderingen en vullen beter de sociale honger. Beter is het nog om de eerste minuten wat ruimte te laten voor een open babbel en de klassieke koffieklets. Op verschillende websites vonden we erg uiteenlopende suggesties om de verbinding tussen collega’s onderling en met leidinggevende te stimuleren.

VERBINDING MAKEN… enkele ideetjes

  • Start elke online meeting met een korte zoem-sessie over koetjes en kalfjes. Begin pas na 5 minuten met de formele vergadering.
  • Lunch met één of meerdere collega’s online / of bel tijdens een koffiepauze telkens een andere collega op om wat te ‘kletsen’.
  • Hou eens een team offline (je kan nu samenkomen met een groep van 10 in de buitenlucht. Respecteer wel de afstand en het dragen van een masker!).
  • Een virtual pizzaparty (idee vanuit Harvard): laat pizza leveren aan elk teamlid of deel van het team) op hetzelfde tijdstip en plaats dit online.
  • Organiseer eens een korte meeting rond het thema ‘hoe sla ik me erdoor’.
  • Koppel collega’s aan elkaar en vraag hen om regelmatig met elkaar contact op te nemen om het werk te bespreken (gezamenlijke verantwoordelijkheid.
  • Laat medewerkers zelf bedenken op welke manier en hoe frequent ze met elkaar willen communiceren.
  • Geef als leidinggevende duidelijk aan wanneer je bereikbaar bent voor allerlei vragen.

Ondersteunend

Tijdens telewerken zal de leidinggevende nog meer aandacht moeten geven aan zijn ondersteunende functie. Hij zal vaker in zijn rol van coach moeten treden. Telewerken is immers niet voor iedereen een gemakkelijke opdracht. Henny van Egmont geeft aan dat thuiswerken veel discipline vraagt en dat niet alle medewerkers voldoende zelfsturing hebben. Een leidinggevende kan hierin ondersteuning geven.

Dit kan door duidelijke verwachtingen te scheppen, concrete afspraken te maken en regelmatig korte peilgesprekjes over het ‘hoe het gaat’ te houden. Het actief luisteren en het opvangen van stress en kleine probleempjes is hierbij belangrijk. Let op: communicatie via telefoon of online (met camera) is minder duidelijk en tegelijkertijd kunstmatiger waardoor men niet altijd alles goed begrijpt. Belangrijk is dat de leidinggevende niet gewoon meegaat in de onrust en de stress. Hij moet luisteren en begrip tonen, maar ook voldoende houvast bieden en zijn vertrouwen in de goede afloop en de kracht van elkeen bevestigen. (“’t Is moeilijk, maar we komen er door”; of met de woorden van Martin Tanghe: “hou vol; ’t komt allemaal goed”).

      Vias institute wil op haar website cookies gebruiken om uw surfervaring te verbeteren (functionele cookies) en te analyseren (analytische cookies). Door op “Ik ga akkoord” te klikken, aanvaardt u het gebruik van deze cookies voor deze doeleinden. U kan evenwel uw cookievoorkeuren regelen via de knop “Voorkeuren instellen”. Wij gebruiken ook cookies die noodzakelijk zijn om de website te laten functioneren en die u dus niet kan weigeren. U kan meer informatie terugvinden over onze cookies in ons privacybeleid.

          U kan meer informatie terugvinden over onze cookies in ons privacybeleid.

          Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te doen werken en kunnen niet worden uitgeschakeld.
          Deze cookies verhogen de gebruiksvriendelijkheid van een website door uw keuzes te herinneren (bv. taalvoorkeuren, regio, login).
          Deze cookies verzamelen gegevens over de performantie van een website zoals het aantal bezoekers of de tijd die bezoekers doorbrengen op een webpagina.
          Deze cookies kunnen door adverteerders op onze website worden ingesteld. Ze worden wellicht door die bedrijven gebruikt om een profiel van uw interesses samen te stellen en u relevante advertenties op deze website of op andere websites te tonen. Ze slaan geen directe persoonlijke informatie op, maar ze zijn gebaseerd op unieke identificatoren van uw browser en internetapparaat. Als u deze cookies niet toestaat, zult u minder op u gerichte advertenties zien.