Werkgever: financieel kader

Heb je interesse om als werkgever een beleid rond telewerken uit te stippelen? Dat pak je beter meteen goed aan. In deze toolbox vind je een pak informatie waarmee je aan de slag kunt. Zowel over de juridische aandachtspunten, de praktische stappen als over de voor- en nadelen van telewerk. Laat je ook inspireren door onze praktijkvoorbeelden!

Financieel kader

Beschikbaar materiaal? Telewerktoelage?

Het is niet altijd gemakkelijk om de balans op te maken van wat wel of niet moet worden ingevoerd. Hier is een overzicht. Sommige opties zijn combineerbaar.

De werkgever stelt tools ter beschikking voor het telewerken

Indien je tools (pc, internetverbinding, gsm, ...) ter beschikking stelt voor het telewerken, worden deze beschouwd als uitgaven eigen aan de werkgever (vrij van RSZ en belastingen). Op voorwaarde dat je de werkelijkheid, het bedrag en het beroepsmatige karakter ervan kunt aantonen. Deze tools zijn onbelast voor je werknemer indien hij deze enkel voor professionele redenen gebruikt. Indien hij het materiaal ook privé gebruikt, wordt hij belast voor het privé-gedeelte. Dit is een voordeel in natura, bepaald volgens het reële gebruik of fortait.

Forfait voordeel alle aard indien privé gebruik van ICT-materiaal:

ICT-Materiaal
Voordeel
Laptop of pc 72€/jaar
Tablet 36€/jaar
Internet 60€/jaar
GSM of smartphone 36€/maand
Mobiele telefoonabonnement  48€/jaar
Mobiele data 60€/jaar
Vaste telefoonabonnement 48€/jaar
Bron - Koninklijk besluit van 2 november 2017 tot wijziging van het KB/WIB 92
Goed om weten
Geen enkel voordeel is verschuldigd in geval van uitsluitend professioneel gebruik van de apparatuur voor thuiswerk. In de praktijk moet je enkele stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat:
 
  • Het privégebruik van een informaticatoepassing die je ter beschikking stelt, formeel is verboden op basis van schriftelijke voorschriften.
  • De werknemer zich er schriftelijk toe verbindt om dit verbod op privégebruik te respecteren.
  • Je de nodige technische voorzieningen (zoals een firewall) neemt om het gebruik van de computerinstallatie voor privédoeleinden te minimaliseren.
Wat gebeurt er als er verschillende ICT-tools ook privé gebruikt worden?

Elk gratis ter beschikking gestelde toestel wordt hier beschouwd als voordeel alle aard. Als je bijvoorbeeld een laptop, een smartphone met abonnement en mobiele data ter beschikking stelt, moeten er vier voordelen in natura worden verrekend

72€ + 36€ + 48€ + 60€ =  216€/jaar

Goed om weten

Het Koninklijk Besluit van 2 november 2017 herziet de voordelen alle aard die gelden voor het privégebruik van een gratis ter beschikking gestelde computer, tablet, internetverbinding of mobiele telefoon. Zo daalde bijvoorbeeld de vergoeding voor het privégebruik van een ter beschikking gestelde computer van 150 tot 72 euro per jaar. Die van een smartphone van 150 euro per jaar tot 144 euro per jaar (telefoon, abonnement en mobiele data). De nieuwe bedragen zijn geldig vanaf periode 1 januari 2018.

Terugbetaling kosten voor het gebruik van eigen pc en/of internet

Je kunt tussenkomen in de kosten voor het gebruik van privé-ICT-materiaal tijdens het telewerken. Indien je een (redelijke) vergoeding geeft aan de telewerker, wordt deze beschouwd als uitgave eigen aan de werkgever. Ze is dan onbelast voor de werknemer. Het bedrag van de vergoeding wordt vaak op bedrijfsniveau besproken. Dit kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. Forfaits van 20 euro/maand voor een internetverbinding en 20 euro/maand voor een privécomputer zijn toegestaan als onbelastbaar zonder verantwoording zowel bij de fiscus als RSZ. Soms kan de werkelijke vergoeding ook hoger liggen dan de voorgestelde forfaits. In dat geval moet het extra-bedrag verantwoord worden volgens de regels van uitgave eigen aan de werkgever.

Bron : circulaire 241/616.975

Opmerkingen :

  • De forfaits mogen enkel toegekend worden voor structureel telewerk.  Als je die kost wil vergoeden, moet je de hoogte van de vergoeding die je toekent kunnen verantwoorden.
  • Je komt niet op een andere manier tussen in de kosten van een pc en internet van je werknemer.
Goed om weten

Een bureauvergoeding van 10% van het brutoloon kan gecombineerd worden met een forfait van 20 euro/maand voor privé-internet en 20 euro/maand voor een privécomputer mits je bewijst dat:

    • Je deze forfait niet op een andere manier terugbetaalt of via de bureauvergoeding verrekent.
    • Je de kosten werkelijk voor je rekening neemt.
    • De kosten echt gemaakt zijn.

Terugbetaling andere privékosten

Daarnaast kan je een onkostenvergoeding geven die (andere) specifieke kosten dekt, zoals verwarming, elektriciteit, klein bureaumateriaal, ... Dit is de bureauvergoeding

Voor telewerkers wordt 10 % van het brutoloon als redelijk beschouwd door de RSZ en de fiscus. Het brutoloon wordt hier beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk.

Een mogelijke variant: een forfait van 124,45 euro/maand kan ook toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis van thuis uit werken. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Vallen werknemers onder de wetgeving op de arbeidsduur? Dan wordt dit forfait dus niet aanvaard als het gaat om een werknemer die de maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een werkplek ingericht door de werkgever.

Bron: Social Security Belgium

In de praktijk?

Elke organisatie integreert het regelgevend kader op zijn manier voor materiaal en/of eventuele toelagen dat je ter beschikking stelt van de werknemer. Er zijn geen goede of slechte praktijken. Het belangrijkste is om ze weloverwogen en duidelijk te definiëren.

Non-profitsector
Non-profitsector

De reguliere telewerker ontvangt een vast bedrag van 5€/maand bovenop de hardware en software die nodig is voor zijn werk, inclusief een 4G-zender.

KMO, GFK
KMO, GFK

Er wordt geen extra vergoeding toegekend aan de werknemer. We zien telewerken immers als een direct voordeel voor de werknemer.

Vias institute
Vias institute

Naast de hardware wordt een forfaitaire vergoeding van 35€/maand toegekend om tussen te komen in de aansluitkosten voor een voltijdse kracht die 1 of 2 dagen telewerk per week uitvoert. De uitkering varieert naargelang het werkregime en dus de gepresteerde telewerkuren.

Publieke sector
Publieke sector

Naast de hardware krijgt de telewerker een forfait van 1€/maand, wat ook de frequentie van het thuiswerk is. Het is symbolisch: het evenwicht werk-privé en de gewonnen tijd op het woon-werktraject wordt hier maximum gevaloriseerd.

Meer informatie

      This website requires cookies. Please accept or refuse these cookies first.
      For more info about our cookies, please read our cookies policy.