Hoe telewerk implementeren?

De implementatiefases kunnen verschillen afhankelijk van de grootte van het bedrijf of de sector (publiek/privé).

Grote onderneming

  • Het project is vaak lang doordacht en voorbereid.
  • Het project wordt haast altijd door een projectteam uitgewerkt.
  • Een telewerkreglement verduidelijkt vaak alle regels en procedures om toegelaten te worden tot telewerk.
  • Telewerk is vaak geïntegreerd in een groter digitaliseringsconcept en gekoppeld aan een aanpassing van de bedrijfscultuur, via "change management".

Kleine onderneming

  • De implementering van telewerk verloopt informeler en brengt weinig discussies met zich mee.
  • Mogelijkheid tot een snelle implementering.
Fidea
Fidea

Het project startte in 2015 met de oprichting van een projectteam, waarin medewerkers van alle afdelingen van de organisatie samenkomen. Na een testfase binnen een pilootteam, werd telewerken ingezet in verschillende fases binnen het bedrijf, tussen februari en juli, net op het moment van de verhuizing. In totaal zal 2 jaar nodig zijn geweest tussen het idee en de implementatie.

FOD Mobiliteit en Vervoer
FOD Mobiliteit en Vervoer

Het project startte in 2008 met de oprichting van een projectteam en een pilootproject. Telewerk werd vervolgens in een paar teams opgestart. Het was met de steun van het senior management en krachtige digitale hulpmiddelen, een paar jaar later, dat telewerk een integraal onderdeel van het werkregime werd.

KMO, Palindroom
KMO, Palindroom

Voor Palindroom is telewerk sinds het begin een evidentie. Omdat het bedrijf klein is, verliep de implementatie erg snel en werd het zelfs rechtstreeks geïntegreerd in de arbeidsovereenkomst: telewerken maakt integraal deel uit van het salarispakket dat aan de werknemer wordt voorgesteld.

Non-profitsector
Non-profitsector

Het telewerkproject bestaat al vele jaren binnen onze organisatie, maar voor mobiele functies. Dit jaar is een uitbreiding van het telewerkbeleid naar ondersteunende functies gepland, te beginnen met een testproject van 1 dag per maand.

Starten met een bevraging

Weet je als werkgever niet zeker welk type telewerkbeleid je moet invoeren? Dan kan het interessant zijn om te beginnen met een enquête onder de werknemers. Zo worden de verwachtingen van managers en werknemers duidelijker vastgesteld, evenals de positieve gevolgen van telewerken. De enquête is vooral relevant bij grote werkgevers, omdat ze zo het voordeel hebben alle werknemers te kunnen betrekken. De argumenten voor het management kunnen ze kwantificeren.

Starten met een pilootproject

Vaak wordt telewerk uitgerold in verschillende fases. Het start (meestal in grotere bedrijven) met een pilootteam dat zijn telewerkervaring test en deelt. Dit heeft het voordeel dat bepaalde elementen aan het kader kunnen worden aangepast. Bovendien kun je de betrouwbaarheid van de aanwezige tools uittesten. Je kunt ook opvolgen of het werk kwalitatief blijft. De testfase heeft een variabele duur (van enkele weken tot enkele maanden) en wordt idealiter gerealiseerd in een team waar telewerken nog niet 'natuurlijk' is.

FOD Sociale Zekerheid
FOD Sociale Zekerheid

Een pilootproject in 2008 maakte het mogelijk om de tools te testen, maar vooral om te laten zien dat telewerken mogelijk was. Het proefproject duurde enkele maanden en vond plaats binnen een vrijwillig maar gediversifieerd team.

Steun hebben vanuit de directie

Dit is een noodzakelijke voorwaarde voor succes: zonder de steun van het management kan telewerken nooit echt werken.

FOD Mobiliteit & Vervoer
FOD Mobiliteit & Vervoer

Walk the talk: wanneer het flexibiliteitsbeleid gepaard gaat met gedeelde werkruimten, nemen managers deel aan de verandering en ondersteunen ze de boodschap.

Afspraken en grenzen bepalen

Het bedrijf definieert het kader waarbinnen recurrent telewerk kan worden georganiseerd:

  • Zijn er dagen van verplichte aanwezigheid op kantoor?
  • Is er een maximum aantal dagen telewerken?
  • Accepteren we een vaste telewerkdag?
  • Hoe duidt men aan dat men eventjes onbeschikbaar is of hoe kan men zijn werkschema aan de collega's doorgeven?
  • Zijn er vaste werkplekken?
  • Is er een zekere anciënniteit vereist om te mogen telewerken?

Hier klaren we alle praktische zaken uit die verband houden met telewerken. Veel bedrijven definiëren een breed algemeen kader (de zogenaamde basisprincipes). Deze regels kunnen vervolgens worden verfijnd volgens de directe hiërarchische lijn om de meest geschikte wijze voor elk team te hebben.

Publieke sector
Publieke sector

Dankzij ons flexibiliteitsbeleid kunnen werknemers hun dag in de trein starten of eindigen. Uiteindelijk, ongeacht waar de medewerker werkt, is er vertrouwen als de doelen worden bereikt. Dit zijn echter zaken om met de teamleider te bespreken bij het bediscussiëren van telewerkafspraken.

KMO, Palindroom
KMO, Palindroom

Vanaf het begin kunnen werknemers beroep doen op de mogelijkheid tot telewerk. Het hoort gewoon bij onze manier van werken. Vanzelfsprekend moet de keuze door iedereen zelf gemaakt worden en is ze afhankelijk van de snelheid van het aanleren van de functie.

Groot bedrijf uit de privésector
Groot bedrijf uit de privésector

Er bestaat ook een kader voor occasionele telewerken: maximaal 2 dagen / maand zonder aanvullend contract of aanvullende toelagen.

FOD Mobiliteit en Vervoer
FOD Mobiliteit en Vervoer

Overeenkomsten worden niet met een einddatum afgesloten: het telewerkbeleid evolueert met het bedrijf. Aanvankelijk moesten agenten wachten op een proefperiode voordat ze aanspraak konden maken op telewerk (3 maanden of 1 jaar afhankelijk van de status). Vandaag kan iedereen telewerken vanaf 1 maand na aankomst.

      This website requires cookies. Please accept or refuse these cookies first.
      For more info about our cookies, please read our cookies policy.