Goede werkwijzen en inspiratie: telewerk cultuur

Telewerk cultuur

Telewerk is een keuze die … omkeerbaar is!

Telewerk is geen verworven recht of een verplichting. Het is een keuze, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Met andere woorden: de werkgever kiest ervoor om een beleid rond recurrent telewerk toe te passen. De werknemer heeft (zelfs als hij kan telewerken) het recht om het voorstel van de werkgever te weigeren. En dat zonder vooroordelen en zonder rechtvaardiging. De wijziging van het contract wordt gesloten voor de duur van de arbeidsovereenkomst. Het kan op verzoek van de werknemer of de werkgever worden opgeschort. Vaak met een opzegtermijn.

Een groot bedrijf uit de privésector
Een groot bedrijf uit de privésector

Omdat dit een nieuwe manier van werken is, is een aanpassingsperiode van zes maanden vastgesteld waarin het niet mogelijk is om de contractwijziging te onderbreken of te beëindigen. Hiermee wordt voorkomen dat te snel conclusies worden getrokken, zowel van de kant van de werknemer als van de werkgever.

De groepsgeest en creativiteit bewaren

Dit is een sleutelfactor voor een gezond telewerkbeleid. De methoden variëren vaak van werkgever tot werkgever. Ze zijn dan ook sterk gerelateerd aan de bedrijfscultuur. De sleutel is om cohesie en samenwerking te ondersteunen, zowel op afstand als op kantoor.

Infobrochure FOD Sociale Zekerheid

FOD Sociale Zekerheid
FOD Sociale Zekerheid

Maak gebruiksvriendelijke en activiteitvriendelijke ruimtes: werknemers moeten zin hebben om naar het kantoor te komen en om er samen te werken en uit te wisselen. 

KMO, Palindroom
KMO, Palindroom

Om in contact te blijven met collega's, zijn alle werknemers er op woensdag. Eenmaal per maand wordt na de werkdag een teamactiviteit georganiseerd.

FOD Sociale Zekerheid
FOD Sociale Zekerheid

Tot 3 dagen telewerken voor een full-time medewerker is toegestaan. Het is moeilijk om een ideaal aantal te bepalen waarbij we een evenwicht garanderen tussen privé en werk. We moeten vooral zorgen voor een gezond evenwicht dat gekoppeld is aan deze nieuwe flexibiliteit, met bepaalde limieten waar de manager op moet worden gewezen (mails vroeg / laat, het weekend ...).

Afspraken en grenzen bepalen

Het bedrijf definieert het kader waarbinnen recurrent telewerk kan worden georganiseerd:

  • Zijn er dagen van verplichte aanwezigheid op kantoor?
  • Is er een maximum aantal dagen telewerken?
  • Accepteren we een vaste telewerkdag?
  • Hoe duidt men aan dat men eventjes onbeschikbaar is of hoe kan men zijn werkschema aan de collega's doorgeven?
  • Zijn er vaste werkplekken?
  • Is er een zekere anciënniteit vereist om te mogen telewerken?

Hier klaren we alle praktische zaken uit die verband houden met telewerken. Veel bedrijven definiëren een breed algemeen kader (de zogenaamde basisprincipes). Deze regels kunnen vervolgens worden verfijnd volgens de directe hiërarchische lijn om de meest geschikte wijze voor elk team te hebben.

Publieke sector
Publieke sector

Een telewerkcharter kan een goede manier zijn om de filosofie van het telewerkbeleid te schetsen.

KMO, Palindroom
KMO, Palindroom

Vanaf het begin kunnen werknemers beroep doen op de mogelijkheid tot telewerk. Het hoort gewoon bij onze manier van werken. Vanzelfsprekend moet de keuze door iedereen zelf gemaakt worden en is ze afhankelijk van de snelheid van het aanleren van de functie.

Groot bedrijf uit de privésector
Groot bedrijf uit de privésector

Er bestaat ook een kader voor occasionele telewerken: maximaal 2 dagen / maand zonder aanvullend contract of aanvullende toelagen.

FOD Mobiliteit en Vervoer
FOD Mobiliteit en Vervoer

Overeenkomsten worden niet met een einddatum afgesloten: het telewerkbeleid evolueert met het bedrijf. Aanvankelijk moesten agenten wachten op een proefperiode voordat ze aanspraak konden maken op telewerk (3 maanden of 1 jaar afhankelijk van de status). Vandaag kan iedereen telewerken vanaf 1 maand na aankomst.

Transparant communiceren over de beweegredenen

"Er zijn veel redenen om een telewerkbeleid op te starten. Een van de vaak genoemde uitgangspunten is de vraag van een werknemer of van nieuw talent naar meer flexibiliteit en minder verplaatsingen. Vooral dan voor werkgevers die moeilijk bereikbaar zijn (filevorming, parkeerproblemen,...). Het gaat erom één tot drie hoofdredenen voor het opzetten van een telewerkbeleid duidelijk te identificeren en ze helder en transparant te communiceren."

FOD Sociale Zekerheid
FOD Sociale Zekerheid

De potentiële besparingen voor de werkgever door de implementatie van telewerken moeten op een transparante manier worden gecommuniceerd, maar kunnen niet de belangrijkste motivatie zijn, met het risico het initiatief in diskrediet te brengen.

KMO, GFK
KMO, GFK

De belangrijkste reden voor het invoeren van telewerk bij GFK is de Work-Life Balance van de werknemers verbeteren en zo het langdurig ziekteverzuim tegengaan. En het loont: “We zijn er trots op sinds 2 jaar geen enkele werknemer met burn-out te hebben.”

KMO, Palindroom
KMO, Palindroom

Drijfveer voor telewerken is:

  1. people – de medewerkers worden er beter van
  2. profit – het betekent een verbetering voor de werking van het bedrijf
  3. planet – telewerken draagt bij tot duurzaamheid en een betere mobiliteit. Het komt bijgevolg ten goede aan de planeet

Starten met een bevraging

Ben je niet zeker welk type telewerkbeleid je moet invoeren? Dan kan het interessant zijn om te beginnen met een enquête onder de werknemers. Zo worden de verwachtingen van managers en werknemers duidelijker vastgesteld, evenals de positieve gevolgen van telewerken. De enquête is vooral relevant bij grote werkgevers, omdat zij zo het voordeel hebben alle werknemers te kunnen betrekken. Ze kunnen de argumenten voor het management te kwantificeren.

Starten met een pilootproject

Vaak wordt telewerk uitgerold in verschillende fases. Het start (meestal in grotere bedrijven) met een pilootteam dat zijn telewerkervaring test en deelt. Dit heeft het voordeel dat bepaalde elementen aan het kader kunnen worden aangepast. Bovendien kun je de betrouwbaarheid van de aanwezige tools uittesten. Je kunt ook opvolgen of het werk kwalitatief blijft. De testfase heeft een variabele duur (van enkele weken tot enkele maanden) en wordt idealiter gerealiseerd in een team waar telewerken nog niet 'natuurlijk' is.

FOD Sociale Zekerheid
FOD Sociale Zekerheid

Een pilootproject in 2008 maakte het mogelijk om de tools te testen, maar vooral om te laten zien dat telewerken mogelijk was. Het proefproject duurde enkele maanden en vond plaats binnen een vrijwillig maar gediversifieerd team.

Steun hebben vanuit de directie

Dit is een noodzakelijke voorwaarde voor succes: zonder de steun van het management kan telewerken nooit echt werken.

FOD Mobiliteit & Vervoer
FOD Mobiliteit & Vervoer

Walk the talk: wanneer het flexibiliteitsbeleid gepaard gaat met gedeelde werkruimten, nemen managers deel aan de verandering en ondersteunen ze de boodschap.

Gebruik maken van een kantelmoment

De verhuis van een bedrijf, de herinrichting van een gebouw, het vaststellen van bedrijfswaarden, ... zijn allemaal mogelijkheden voor het opstarten van een telewerkbeleid.

FOD Sociale Zekerheid
FOD Sociale Zekerheid

Een verhuis, de verbouwing van een gebouw of een ander kantelmoment is een geweldige kans om een telewerkbeleid op te zetten. Op dat moment wordt het principe vaak geïntegreerd in het bredere concept van 'het nieuwe werken', waar waarden als flexibiliteit, autonomie, digitalisering, empowerment naar voren worden gebracht.

Vias institute
Vias institute

De implementatie van het telewerk- en flexplekbeleid werd geïnitieerd bij de grondigde renovatie van ons gebouw. De mogelijkheid voor een frisse start, modernisering en flexibiliteit.

Groot bedrijf uit de privésector
Groot bedrijf uit de privésector

Sinds het project om het hoofdkantoor van het bedrijf te verplaatsen, heeft het management actief het flexibele werk- en telewerkproject ondersteund. De problemen met de bereikbaarheid van het toekomstige gebouw en het beperkte aantal parkeerplaatsen vormen een van de grootste angsten voor de werknemers. Telewerken kan dus direct tegemoet komen aan de behoeften van medewerkers. 

Ervaringen uitwisselen tussen oversten en collega’s

FOD Sociale Zekerheid
FOD Sociale Zekerheid

Het organiseren van intervisiesessies tussen managers om de uitwisseling van ervaringen te vergemakkelijken, faciliteert de coherente implementatie van het project. De sessie wordt bijvoorbeeld gecoördineerd door het HR-team en in het begin kunnen de sessies regelmatig geregeld georganiseerd worden, bijvoorbeeld één keer per maand.

Privésector
Privésector

Functionerings-, evaluatie- en doelstellingbepalende gesprekken zijn bevoorrechte momenten om het telewerkprogramma te bespreken en bepaalde instructies te verduidelijken.

FOD Mobiliteit & Vervoer
FOD Mobiliteit & Vervoer

Aan het begin van het project werden uitwisselingen of trainingssessies georganiseerd in het kader van mobiliteitsmiddagen, onder impuls van de personeelsdienst. Naarmate de tijd verstreek, werd het de rol van de teamverantwoordelijke om over het onderwerp te informeren, met de steun van de human resources-experten.

Groot bedrijf uit de privésector
Groot bedrijf uit de privésector

Volgens een enquête onder de managers voordat het telewerkproject werd gestart, zegt iets minder dan 5% dat telewerk niet mogelijk is vanwege de nood aan controle. Specifieke bewustwording van deze managers is vooropgesteld, met name door het uitschrijven van managementrichtlijnen, training in "management op afstand" en het benadrukken van een aantal dagen van flexibel en beperkt telewerken per week.

Kiezen voor een aanpak in functie van de activiteiten

Telewerken is niet mogelijk voor alle professionele functies. Sommige activiteiten (soms heel occasioneel) zijn wel compatibel, zelfs voor functies die a priori niet in aanmerking komen. Sommige bedrijven kiezen voor deze op activiteiten gebaseerde aanpak. Anderen identificeren functies die zijn uitgesloten van telewerken. De op activiteiten gebaseerde benadering heeft het voordeel dat ze meer flexibiliteit, vertrouwen en verantwoordelijkheid biedt, vaak essentieel voor een telewerkcultuur.

Privésector
Privésector

Een productiemedewerker kan sommige activiteiten heel af en toe thuis uitvoeren. Een e-learning is bijvoorbeeld vaak meer geschikt voor thuis dan voor het lawaai van de fabriek.

Opvolging met een prikkloksysteem

Het prikkloksysteem wordt vaak gezien als een rem bij het opzetten van een telewerkbeleid. Niet zozeer vanuit een technisch oogpunt, maar vanuit een cultureel oogpunt: dit betekent dat het noodzakelijk is om van een strikt controlesysteem van de werktijd over te gaan naar een opvolging van het team per doelstelling. Deze overgang gaat (veelal in grote bedrijven) vaak gepaard met een culturele verandering.

FOD Sociale Zekerheid
FOD Sociale Zekerheid

Tijdens de uitvoering van het project hadden de medewerkers de keuze: het prikkloksysteem behouden of flexibel werken. Nieuwe medewerkers worden direct geassocieerd met het flexibele systeem. Uiteindelijk bewaarde 10 jaar later minder dan 7% van de werknemers het prikkloksysteem.

Vias institute
Vias institute

We hebben een elektronisch prikklokssysteem via de computer. Een telewerkdag wordt geregistreerd als een bepaalde werktijd, begrensd tot 7.36 uur.

      This website requires cookies. Please accept or refuse these cookies first.
      For more info about our cookies, please read our cookies policy.