Werkgever: hoe starten met telewerken?

Heb je interesse om als werkgever een beleid rond telewerken uit te stippelen? Dat pak je beter meteen goed aan. In deze toolbox vind je een pak informatie waarmee je aan de slag kunt. Zowel over de juridische aandachtspunten, de praktische stappen als over de voor- en nadelen van telewerk. Laat je ook inspireren door onze praktijkvoorbeelden!

Hoe starten met telewerken?

Hoe starten met telewerken in mijn organisatie?

Naast de juridische voorwaarden heb je als werkgever best veel vrijheid in hoe je telewerken aanpakt. Zo bepaal je zelf wie in aanmerking komt, welke taken er tijdens het telewerk moeten uitgevoerd worden en hoeveel telewerkdagen er mogelijk zijn. Weet je niet waar te beginnen? Volg onze stappen en je bent al een flink stuk op weg!

Hoe starten met telewerken?

"Het succesvol implementeren van telewerk impliceert reflectie over de algemene organisatie van het werk."

Telewerk heeft ook een impact op de organisatie van het werk binnen het bedrijf zelf. Het vereist een evaluatie van de gehele organisatie van het werk: planning, aanwezigheidsdagen, doelstellingen voor elke werknemer, evaluatiemethodes, ...

Fidea
Fidea

Het project startte in 2015 met de oprichting van een projectteam, waarin medewerkers van alle afdelingen van de organisatie samenkomen. Na een testfase binnen een pilootteam, werd telewerken ingezet in verschillende fases binnen het bedrijf, tussen februari en juli, net op het moment van de verhuizing. In totaal zal 2 jaar nodig zijn geweest tussen het idee en de implementatie.

Welke stappen zet je als werkgever?

Je denkt eraan telewerk te introduceren in je organisatie. Maar hoe begin je er nu concreet aan? We geven je een stappenplan dat je kunt volgen.

  1. Waarom beginnen we met telewerk?

  2. Wat doen we concreet?

  3. Hoe pakken we dit aan?

Je zult merken dat je op verschillende manieren kunt starten met telewerken. Daarom werk je best met een multidisciplinair team. Zij moeten het project tot een goed einde brengen. Zo zullen het HR-, ICT-, Legal en Facility departement nauw betrokken moeten zijn bij het invoeren van telewerk. Bij elk van de volgende stappen vermelden we welk departement aan zet is. 

Waarom beginnen met telewerk?

Stap 1: Waarom beginnen met telewerk?

Je besloot om te starten met telewerk binnen je organisatie. Maar waarom? Dat is een cruciale vraag. Het antwoord hierop zal je medewerkers motiveren achter deze beslissing te staan. Enkel zo kan telewerken een succes worden. Het telewerkproject moet een win- win-win zijn voor organisatie, medewerker én maatschappij.

Hoe je jouw visietekst en de communicatie naar je medewerkers opmaakt:

  • Bekijk de voordelenlijst.
  • Selecteer drie tot vijf voordelen die voor jouw organisatie cruciaal zijn.
  • Definieer hierrond een duidelijke visie.
  • Communiceer deze naar je medewerkers in een visietekst.
  • Bedrijven met meer dan 50 werknemers moeten de vakbondsvertegenwoordigers informeren en consulteren.

De snelheid van deze stap is min of meer afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de cultuur of de sector.

Bedrijven die al vertrouwd zijn met vertrouwen en autonomie, zullen het dus op een meer natuurlijke manier integreren dan anderen. Hetzelfde geldt voor de digitalisering van activiteiten en hulpmiddelen.

Stap 2: Welke vorm van telewerk? Voor wie?

Je visie is bepaald. Andere vragen dienen zich nu aan:

Welke vorm van telewerk gaan we invoeren?

Er is niet alleen thuistelewerk. Er zijn vele vormen van telewerken.

Wie komt in aanmerking voor telewerken?

Telewerk kan enkel vrijwillig gestart worden. Zowel de werkgever als de werknemer moeten instemmen. Er kan dus nooit sprake zijn van een recht of een plicht tot telewerken.

Hierdoor heb je als werkgever het telewerkaanbod volledig zelf in de hand. Je hebt de nodige ruimte om zelf te bepalen welke taken, welke functies en welke werknemers al dan niet voor telewerk in aanmerking komen.

Je kunt bijvoorbeeld telewerk enkel aanbieden aan een beperkt aantal mensen binnen je organisatie. Of je kunt het aantal thuiswerkdagen beperken.

Toch kan telewerk ook als arbeidsvoorwaarde gelden. Wanneer? Bijvoorbeeld bij aanwerving van nieuwe werknemers die een bepaalde functie al via telewerk uitoefenen.

In principe is telewerken mogelijk voor al je werknemers met een functie die het toelaat. Het spreekt voor zich dat functies waarbij aanwezigheid verplicht is, niet in aanmerking komen. Zoals:

  • Onthaalmedewerkers
  • Medewerkers van een callcenter
  • Magazijniers
  • ...

In de praktijk, starten met een enquête of een proefproject is aan te raden. Dit geeft jou de mogelijkheid om een grondige analyse uit te voeren. Na een positieve evaluatie kun je telewerk doortrekken in de rest van de organisatie.

Welke vorm van telewerk?
Goed om weten

Sommige functies die op het eerste gezicht geen betrekking hebben op telewerk, hebben echter een aantal taken die op afstand kunnen worden gedaan: e-learnings bijvoorbeeld.

Controleer bijvoorbeeld via een check-list of telewerken een optie kan zijn voor sommige werknemers en of je bepaalde punten nog moet verbeteren.

Privésector
Privésector

Een productiemedewerker kan sommige activiteiten heel af en toe thuis uitvoeren. Een e-learning is bijvoorbeeld vaak meer geschikt voor thuis dan voor het lawaai van de fabriek.

Hoe telewerk aanpakken?

Stap 3 : Hoe pakken we dit aan?

Rond de visie zit de organisatie op één lijn en de definities zijn vastgelegd. De organisatie erkent de noodzaak om telewerk in te voeren. Nu moet je nadenken over hoe je dit alles praktisch kunt organiseren. Je kunt dit bekijken vanuit drie aspecten: bricks, bytes en behavior.

  1. De werkplaats:
    Of het nu gaat om een satellietkantoor, een coworking of een thuiskantoor, de locatie moet klaar zijn voor de werknemer om te telewerken.
  2. De technologie:
    Alle technische oplossingen die nodig zijn om op afstand te kunnen werken, moeten beschikbaar zijn: hardware, software, connectiviteit, communicatiemiddelen.
  3. Het gedrag:
    Medewerkers moeten de juiste houding aannemen ten opzichte van telewerken. Het is niet uitgesloten dat een verandering van cultuur noodzakelijk is.

Laten we dit in detail bekijken.

1. De werkplaats

Rond de organisatie van de werkplek zijn er wettelijke bepalingen die je als werkgever moet volgen.

Je draagt als werkgever steeds de eindverantwoordelijkheid over de veiligheid en de gezondheid van de telewerker.

De interne preventiedienst moet bijgevolg toegang kunnen hebben tot de werkplaats van de telewerker. Als de telewerker het werk uitvoert in een bewoond pand, is de werkplaats niet zomaar vrij toegankelijk. Daarom moet je het bezoek op voorhand aankondigen. De werknemer moet hiermee vervolgens instemmen.

Gaat het om een controlebezoek van (externe) sociale inspecteurs? Dan moeten zij zelfs vooraf toestemming van de vrederechter krijgen. Zonder voorafgaande toestemming wordt het grondrecht op de onschendbaarheid van de woning immers niet nageleefd. Dat is voorgeschreven in artikel 15 van de Grondwet.

Praktisch

Voor werkplekken op locatie vormt deze inspectie op veiligheid en gezondheid geen probleem. Denk maar aan satellietkantoren. Voor telewerk bij de werknemer thuis zou je volgende regelingen kunnen treffen:

  • Laat je medewerkers de afspraken rond telewerk lezen op het intranet.
  • Licht je werknemers in over veilig thuiswerk.
  • Maak van de ideale thuiswerkplek een criterium om voor thuiswerk in aanmerking te komen. Zoals: een apart bureau, voldoende rust, voldoende concentratie, geen achtergrondgeluid, …
2. De technologie

Telewerken is een tweesnijdend zwaard. Digitalisering maakt telewerken mogelijk. Daarnaast zorgt telewerken voor de digitalisering van de organisatie.

Het beschikbaar zijn van allerhande online tools en cloudoplossingen maken het alsmaar eenvoudiger om op afstand te werken. Omgekeerd is het nodig om een aantal werkprocessen aan te passen en te digitaliseren. En bovenal: train jouw werknemers om de beschikbare tools optimaal te gebruiken!

Praktisch

  • Hardware: beschikken de werknemers over een laptop?
  • Software: zijn deze laptops voorzien van de nodige software? 
  • Bereikbaarheid: heb je gedacht aan het gebruik van online vergadertools, video calls, een cloudsysteem voor gedeeld documentenbeheer?
  • Connectiviteit: beschikken je werknemers over voldoende internet?
  • Is digitalisering voldoende doorgevoerd in je organisatie? Is alle informatie beschikbaar?

Lees meer over de ICT-mogelijkheden

3. De houding en het gedrag

De telewerkplek voldoet aan telewerk en de medewerkers zijn voorzien van de goede hard- en software. Nu moeten ook nog de medewerkers willen instappen in de veranderingen. Hun gedrag moet overeenstemmen met de visie van de organisatie.

Niet alleen de medewerkers moeten een positieve houding hebben ten opzichte van telewerken. Ook de leidinggevenden moeten volledig achter de nieuwe manier van werken staan. Daarbij hoort de organisatieverandering. Telewerken vergt voor sommige leidinggevenden een aanpassing van managementstijl.

Ze vrezen het verlies van controle over hun medewerkers. Begeleiding is dan nodig. Ze mogen namelijk niet beoordelen op aanwezigheid, wel op resultaat. Je hebt als leidinggevende geen controle, enkel verantwoordelijkheid over het resultaat.

FOD Mobiliteit en Vervoer
FOD Mobiliteit en Vervoer

Het project startte in 2008 met de oprichting van een projectteam en een pilootproject. Telewerk werd vervolgens in een paar teams opgestart. Het was met de steun van het senior management en krachtige digitale hulpmiddelen, een paar jaar later, dat telewerk een integraal onderdeel van het werkregime werd.

Goed om weten

Wacht na het pilootproject met het automatisch uitrollen van telewerken in het hele bedrijf. Stel een procedure op die bepaalt hoe je start in andere diensten. Telewerken blijft maatwerk!

Vergeet de wettelijke aspecten niet!

Om officieel te kunnen beginnen met structureel telewerk zijn er een aantal wettelijke eisen. Denk ook aan verzekeringen, vergoedingen en het eventueel aanpassen van je arbeidsreglement. Er zijn ook een aantal eisen in geval van punctueel telewerken

Wettelijke aspecten van telewerken.

De werknemer begeleiden in zijn telewerk-traject!

Als werkgever definieer je de manier waarop je werknemer telewerk kan aanvragen. Dit varieert vaak op basis van het type telewerk (structureel of occasioneel), de omvang (in een kleine structuur, vaak informeler) of de sector (openbaar of privé).

Het evaluatiegesprek en de definitie van individuele of teamdoelstellingen zijn instrumenten die je kunt gebruiken om de prestaties van telewerken te evalueren.

Structureel telewerken

Begeleid in eerste instantie de werknemer in zijn telewerkaanvraag:

  • De werknemer controleert of hij in aanmerking komt voor telewerken (bijvoorbeeld via een checklist).

  • De werknemer vult een aanvraagformulier in of dient een aanvraag in om telewerk met zijn of haar leidinggevende te bespreken. In dit verzoek motiveert hij bijvoorbeeld de reden, de taken die hij op afstand wil uitvoeren, de beoogde resultaten, de maatregelen die hij zal nemen om een comfortabele ruimte te voorzien, de gewenste frequentie, ...

  • De werknemer ondertekent een addendum rond telewerken bij zijn contractwijziging.

  • De werknemer respecteert de goede praktijken, het charter of het reglement rond telewerken.

  • Bij het aanvragen van een telewerkdag moet de werknemer die aanduiden in een tijdsregistratieysteem of zijn leidinggevende op de hoogte brengen.

Begeleid daarna de leidinggevende naar resultaatgedreven management:

Het evaluatiegesprek en de definitie van individuele of teamdoelstellingen zijn instrumenten die je kunt gebruiken om de prestaties van telewerken te evalueren. Ga dus voor prestatiegericht en resultaatgedreven management.

Occasioneel telewerken

In het geval van occasioneel telewerken is het een kwestie van binnen een redelijke termijn de telewerkaanvraag bij de verantwoordelijke in te dienen. Net als bij structureel telewerken is het belangrijk om bijvoorbeeld via een registratiesysteem de telewerkdagen aan te vragen en te registreren.

Vias institute
Vias institute

De dagen van telewerken worden van tevoren vastgelegd via een elektronisch tijdmanagementsysteem, of het nu om structureel of occasioneel telewerk gaat. De aanvragen worden vervolgens gevalideerd door de directe verantwoordelijke.

Welzijn en een goede balans tussen je werk en privéleven

Wanneer we thuis of buiten de hoofdwerkplek werken, zitten velen aan de keukentafel of op een bank. Deze meubels voldoen niet altijd op vlak van ergonomie.

Het evenwicht tussen het privéleven en het werk wordt vaak genoemd in de context van welzijn op het werk: hoe de twee scheiden, zonder fysieke scheiding?

Om een goed evenwicht en een goede gezondheid te waarborgen, is het belangrijk om telewerkdagen en kantoordagen te combineren. Onderzoek toont aan dat wanneer je langer dan twee dagen per week telewerkt, gezondheidsrisico's kunnen toenemen. Ze zijn meestal van een fysieke aard (rugpijn, tendinitis, ...) of psychosociale aard (stress, burn-out, ...).

Om fysieke risico's te vermijden, is het belangrijk om je thuis goed te installeren. De psychosociale risico's houden voornamelijk verband met:

  • Sociale en professionele isolatie.
  • De moeilijkheid om het privé- en professionele leven te scheiden.
  • Stress die verband houdt met de aard van het werk en de opgelegde doelstellingen.
  • Een ongeschikte uitrusting (traagwerkende systemen, storingen, ...). 

Enkele aanbevelingen

Op het vlak van gezondheid en veiligheid wordt de telewerker geadviseerd om volgende zaken te controleren:

  • Thuis: de dekking van brandverzekering en het comfort van de woning (geluidsisolatie, thermische isolatie, verwarming, licht, ...). 

  • Werkruimte: aan- of afwezigheid van een ingericht kantoor, verluchting, ...

  • Werkstation: verstelbare stoel, tafel, verlichting, scherm op goede hoogte, ...

  • Psychosociale risico's: aard van het werk en bronnen van ongemak (evaluatie van het verrichte werk). 

De telewerker beheert zelf de organisatie van zijn werk. Daarbij houdt hij rekening met de gangbare werktijden binnen het bedrijf. Hij moet daarom hetzelfde aantal uren werken als wanneer hij op kantoor zou zijn, zonder verplicht te zijn het schema nauwgezet te volgen.

De telewerker geniet dezelfde rechten op vlak van arbeidsvoorwaarden. Hij is aan dezelfde werklast en doelstellingen onderworpen als werknemers met vergelijkbare functies die op kantoor aan het werk zijn.

      This website requires cookies. Please accept or refuse these cookies first.
      For more info about our cookies, please read our cookies policy.