Een schriftelijke neerslag is verplicht, hetzij in de vorm van een overeenkomst of in de vorm van een wijziging van de arbeidsovereenkomst door middel van het addendum. Artikel 6 § 2 van de cao nr 85 specificeert wat er minimum moet instaan:
Werkgever: wettelijk kader
Heb je interesse om als werkgever een beleid rond telewerken uit te stippelen? Dat pak je beter meteen goed aan. In deze toolbox vind je een pak informatie waarmee je aan de slag kunt. Zowel over de juridische aandachtspunten, de praktische stappen als over de voor- en nadelen van telewerk. Laat je ook inspireren door onze praktijkvoorbeelden!
Wettelijk kader
Welk wettelijk kader?
Er bestaat een verschil tussen structureel en occasioneel telewerken. Beide vormen hebben hun eigen voorschriften. Het telewerk dat op regelmatige basis wordt uitgevoerd wordt geregeld in cao nr. 85, voor het occasioneel telewerk heeft de Wet van 5 maart 2017 betreffende Werkbaar en Wendbaar Werk een kader gecreëerd."µ
Wist je dat er zoiets bestaat als een welzijnscode op het werk? Maar laat je vooral niet afschrikken!
Cao nr. 149? Dat is de cao die regels vastlegt m.b.t. het verplichte thuiswerken wegens Covid-19 en bepaalt. De cao nr. 149 is enkel van toepassing op ondernemingen die op 1 januari 2021 nog helemaal géén regeling van telewerk hadden uitgewerkt. Deze cao is met andere woorden niet van toepassing indien er reeds bestaande akkoorden werden toegepast op ondernemingsniveau. (bijv. een cao op ondernemingsniveau, individuele akkoorden, een telewerkpolicy afgesloten of toegepast in een bedrijf vóór 1 januari 2021).
Ben je nog niet meer helemaal mee en wil je er meer over te weten komen? Klik hier!
Europese impuls
Vanaf het einde van de jaren tachtig tot het begin van de jaren 2000 werd de term ‘telewerken’ populair in Europa. Dat was vooral dankzij de Europese Commissie. Zij ondersteunde heel wat onderzoek over het onderwerp.
Aan het begin van de jaren 2000 kende telewerken in de meeste lidstaten een echte boom. In juli 2002 ondertekenden de verschillende Europese sociale partners een kaderovereenkomst over telewerk. In 2008 volgde een evaluatierapport van de Europese Commissie over de implementatie van deze overeenkomst.
Nu het erop lijkt dat veel werknemers na de pandemie thuis blijven werken, liggen maatregelen om de gezondheid en het welzijn van werknemers te beschermen onder een vergrootglas.
In een recent rapport van het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk (EU-OSHA) wordt nagagaan wat voorafgaand aan COVID-19 het thuiswerkbeleid was op nationaal en EU-niveau. Hierbij wordt aandacht besteed aan wetgeving, arbeids- en werkomstandigheden, VGW-kwesties en de balans tussen werk en privéleven. De rol van collectieve onderhandelingen en de dialoog tussen de sociale partners wordt ook besproken.
Tot slot wordt in het verslag een analyse gemaakt van wetswijzigingen en initiatieven die naar aanleiding van de pandemie zijn aangenomen.
Een ander recent rapport van het EU-OSHA belicht specifiek de veiligheids- en gezondheidsrisico’s die gepaard gaan met telewerk. Het rapport behandelt gesprekken met werknemers en werkgevers, en gaat vooral in op de risico’s van aandoeningen aan het bewegingsapparaat en psychosociale problemen onder telewerkers.
In dit verslag wordt een overzicht gegeven van de problemen op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk in verband met telewerken, en van de maatregelen en voorschriften om deze te voorkomen en te beheersen. Diepgaande, openhartige interviews met werknemers en werkgevers in drie geselecteerde landen belichten de positieve en negatieve gevolgen van telewerken tijdens de pandemie.
Sindsdien: weinig cijfers, studies of projecten over telewerken.
Wettelijk kader voor de privésector
Structureel telewerken
Is opgenomen in cao nr. 85 (9 november 2005), gewijzigd in cao nr. 85 bis (27 februari 2008).
Structureel telewerken wordt uitgevoerd op vrijwillige basis, zowel voor jou als voor de werknemer.
Je kunt het toestaan vanuit het huis van de telewerker of een andere door hem gekozen plaats (art 4).
Indien telewerk deel uitmaakt van de oorspronkelijk functiebeschrijving geldt de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst als overeenkomst hieromtrent.
Indien telewerk geen deel uitmaakt van de oorspronkelijke functiebeschrijving kan je het aanbieden (of de werknemer kan het vragen) en kan de werknemer het afwijzen of aanvaarden (of kan jij het inwilligen of weigeren).
Voor de implementatie van structureel telewerk is altijd een schriftelijk document vereist (art 6). De individuele schriftelijke overeenkomst/het addendum dient ten laatste op het ogenblijk van de uitvoering van de overeenkomst te zijn opgesteld. In de geschreven overeenkomst moeten enkele verplichte elementen worden opgenomen, klik hiervoor door naar [Telewerkovereenkomst voor werknemers].
Zowel in het geval van structureel als occasioneel telewerk organiseert de werknemer zelf zijn werk "binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur". In de praktijk houdt dit in dat de werknemers het aantal uren voorzien in het werkrooster zullen moeten presteren, maar het werkrooster niet strikt dien te worden nageleefd (een uur onderbreking tijdens de voormiddag kan bijv. 's avonds worden ingehaald).
Je kunt in het arbeidsreglement de perioden openemen waarop de werknemer al dan niet mag telewerken (art 10, § 2, wet van 8 april 1965 tot vaststelling van het arbeidsreglement). Het is daarom niet vereist dat je het arbeidsreglement wijzigt.
Voor de werkgever is het aangeraden om - wanneer hij op een meer structurele wijze beroep wil doen op telewerk - hiervoor ook een ruimter schriftelijk kader te voorzien waarin verder modaliteiten worden bepaald (bijv. een ondernemingspolicy en/of aanpassingen aan het arbeidsreglement).
Lees meer op de site van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg
Occasioneel telewerken
Is opgenomen in de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk van 5 maart 2017. Dit is van toepassing op werkgevers en werknemers die onderworpen zijn aan de wet van 5 december 1968 op collectieve arbeidsovereenkomsten en gemengde comités.
De Wet Wendbaar en Werkbaar Werk had tot doel om een flexibelere vorm van telewerk te creëren die afwijkt van de harde/formalistische kern van het structureel telewerk. De noodzaak was er daarom om niet enkel regelmatig, maar ook incidenteel te kunnen telewerken.
Een werknemer zal aanspraak kunnen maken op occasioneel telewerk vanwege overmacht of persoonlijke redenen waardoor hij zijn werkzaamheden niet op de bedrijfslocatie van de werkgever kan uitvoeren.
De voorwaarden
- De aard van het werk of de activiteiten van de telewerker moeten verenigbaar zijn met afstandswerk.
- De werknemer moet zijn vraag tot occasioneel telewerk vooraf en binnen een redelijke termijn (niet gespecificeerd in de wet) aan de werkgever motiveren.
- Wordt uitgevoerd op vrijwillige basis, zowel voor jou als voor de werknemer. Je kunt het verzoek tot occasioneel telewerken weigeren maar dit moet zo snel mogelijk en mits motivatie.
Voor occasioneel telewerken is geen schriftelijke overeenkomst vererist.
Er is bovendien wel de mogelijkheid – maar geen verplichting – voor de werkgever om het kader voor het occasioneel telewerk vast te leggen in een collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement. Zie [rubriek "Telewerkovereenkomst voor werknemers"]
Lees meer op de site van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg
Vergoedingen voor privésector
De vergoeding mag voor de werknemer geen extra voordeel zijn, maar dient als steun voor de werknemer voor bijkomende kosten die verband houden met telewerk. De vergoeding is in principe vrij te bepalen, de fiscus en RSZ leggen maximumbedragen vast. Overschrijdt je deze bedragen, dan betreft het een voordeel in natura. Er wordt in de wetgeving een onderscheid gemaakt tussen een vergoeding voor de apparatuur/internetverbinding en de zogenaamde "bureauvergoeding". Zie voor verdere info (Financieel Kader).
Structureel telewerken
Conform art. 9 CAO n°85 ben je als werkgever verplicht om de nodige apparatuur (laptop, telefoon of headset,...) beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. De werkgever moet daarenboven (uitsluitend) de kosten van de verbinding en communicatie betalen die verband houden met het telewerk.
Over deze communicatiekosten moet in de overeenkomst een regeling worden opgenomen (bijv. de werkgever kan de nodige abonnementen nemen voor de werknemer, de werkgever kan een vergoeding betalen ter dekking van de kosten van beroepsmatig gebruik, ...)
Indien de telewerker zijn eigen apparatuur en/of internetverbinding gebruikt voor het telewerken, dan moet je als werkgever tussenkomen in de kosten. De RSZ aanvaardt een vrijgesteld forfait van maximum €20 per maand voor een laptop en €20 per maand voor de internetverbinding.
Wanneer je apparatuur (laptop, internet, tablet, ...) en/of een internetverbinding ter beschikking stelt en de werknemer gebruikt die ook privé, dan wordt dat privégebruik belast als voordeel in natura.
De administratieve instructies van de RSZ kunnen hier worden teruggevonden.
Sommige werkgevers geven ook een (aanvullende) telewerk -of bureauvergoeding. Deze bureauvergoeding dekt andere kosten zoals elektriciteit, verwarming, klein bureaumateriaal,... ook hiervoor werden door de RSZ instructies vastgelegd. Er kan door de werkgever worden gekozen voor een forfaitair vast bedrag van 129,48 euro of voor 10% van het brutoloon dat betrekking heeft op telewerk.
Bespreek het privégebruik af wanneer je apparatuur geeft aan de werknemer (laptop, internet, tablet ...). Zo kun je het voordeel alle aard berekenen.
Op de dagen dat er geen woon-werkverkeer is dient de werkgever niet tussen te komen in de kosten voor het woon-werkverkeer. Enkel indien de werknemer een lopend abonnement heeft (bijv. een jaarabonnement werd reeds aangekocht), zal de werkgever nog tussenkomen in de kosten.
Andere vormen van telewerken
Telewerken vanuit een satellietkantoor of een coworking center is niet specifiek geregeld. Ook niet in termen van kostenvergoedingen. In de cao nr. 19octies van 20 februari 2009 betreffende de financiële bijdrage van de werkgevers in de prijs van het vervoer van de werknemers staat: de werkgever moet tussenkomen in de prijs van het vervoer om zich van hun huis naar hun werkplek te verplaatsen.
Artikel 20, lid 1, van de wet op de arbeidsovereenkomsten van 3 juli 1978, bepaalt ook dat de werkgever tenzij anders werd overeengekomen de werknemer de hulp, instrumenten en materialen moet verschaffen die nodig zijn voor de uitvoering van het werk. Dit principe geldt uiteraard ook voor werknemers die telewerken.
Goed om weten
Als bedrijf kun je de huur voor een coworking space of elke andere werkplek 100% inbrengen als kost in de boekhouding.
Telewerkovereenkomst voor werknemers
Structureel telewerken
-
Frequentie van telewerken, eventueel ook de vastgelegde telewerkdagen, en indien van toepassing de dagen en/of uren aanwezigheid in het bedrijf.
-
Periodes waarin de telewerker beschikbaar is en de beschikbare middelen.
-
Voorwaarden voor beroep op technische ondersteuning.
- De regelingen voor de dekking van de kosten en de mogelijke telewerkuitkering. Hierbij wordt in het bijzonder verwezen naar het privégebruik van door het bedrijf beschikbaar gesteld materiaal.
- Voorwaarden opschorten of stoppen van telewerken en indien van toepassing de duur van telewerk en de aanvraagperiode.
- De plaats of plaatsen die de telewerker gekozen heeft om zijn of haar werk uit te voeren.
Daarnaast kun je een telewerk policy of een document met praktijkvoorbeelden verspreiden onder je werknemers. Dit is geen verplichting, maar het komt vaak voor.
Occasioneel telewerken
Je kunt als werkgever (zonder verplichting) via een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of in een arbeidsreglement bepalen wanneer werknemers occasioneel telewerk kunnen aanvragen.
Wat je kunt opnemen:
- Functies en/of bedrijfsactiviteiten die compatibel zijn met occasioneel telewerken.
- De procedure voor het aanvragen en verlenen van occasioneel telewerk.
- De eventuele beschikbaarheid van de benodigde apparatuur voor occasioneel telewerken en technische ondersteuning.
- De eventuele beschikbaarheid van de werknemer tijdens occasioneel telewerken.
- De eventuele vergoeding door de werkgever van kosten gelinkt aan occasioneel telewerken.
Goed om weten
Wat is een thuiswerkalarm? Het is een initiatief van de FOD Werkgelegenheid en Sociaal Overleg om werk van thuis uit te bevorderen bij slecht weer.
Wettelijk kader voor Federale Overheidssector
Het koninklijk besluit van 9 maart 2017 tot wijziging van diverse bepalingen rond flexwerk in de overheidssector wijzigt en vult het koninklijk besluit aan van 22 november 2006 over telewerken en werken in een satellietkantoor. Hierdoor is ook het structurele telewerken en telewerken in een satellietkantoor gedekt. Het koninklijk besluit is gericht op statutaire en contractuele ambtenaren.
Wat je vooral moet onthouden:
-
Het directiecomité besloot om telewerk en/of werken vanuit satellietkantoren overal in overheidsorganisaties te introduceren.
- Een verantwoordelijke beschikt over de mogelijkheid om voor zijn team al dan niet terug te komen op zijn beslissing.
-
Het totale werkregime van een werknemer mag nooit volledig bestaan uit telewerken en werken vanuit een satellietkantoor. De maximale limiet voor telewerk wordt nu op jaarbasis vastgelegd. Deze kan niet meer bedragen dan drie vijfde van het werkregime van de werknemer.
-
Er is geen aanvullende kostenvergoeding naast de levering, installatie en onderhoud van de apparatuur die nodig is voor telewerken.
Vergoedingen voor Federale Overheidssector
-
De werkgever is verantwoordelijk voor de levering, installatie en het onderhoud van apparatuur die nodig is voor telewerken. Ongeacht of het gaat om structureel of occasioneel telewerken, of werken vanuit een satellietkantoor.
-
Het wettelijk kader biedt geen specifieke aanvullende vergoedingen of aanvullende verplaatsingsvergoedingen.
-
In het geval van het gebruik van privémateriaal voor zakelijke doeleinden (bv. laptop, internet) worden de kosten die aan de werkgever kunnen worden toegerekend op voorhand berekend en dit pro rata de geleverde diensten.
-
In het geval materiaal door de werkgever ter beschikking gesteld wordt (bv. laptop, internet, tablet) moet de vraag van privégebruik worden gesteld, zodat de waarde berekend kan worden van voordeel van welke aard ook.
Er is een schriftelijke overeenkomst nodig via een wijziging van de arbeidsovereenkomst (contractuele ambtenaren) of via een besluit (statutaire ambtenaren). Deze documenten bevatten voor elke persoon informatie over:
-
De plaats van telewerken.
-
Het aantal telewerkdagen en het aantal aanwezigheidsdagen op kantoor.
-
De beschikbaarheid (wanneer, op welke manier, ...).
-
Voorwaarden rond het takenpakket.
-
De methode hoe het werk geëvalueerd wordt.
-
De tijden waarop de telewerker technische assistentie kan vragen.
De wijziging van de arbeidsovereenkomst en het decreet gelden gedurende een vooraf bepaalde periode. Ze worden over het algemeen stilzwijgend verlengd aan het einde van de periode. De werkgever en de werknemer kunnen op hun verzoek het telewerk beëindigen.
Wettelijk kader voor de regionale overheidssector
Onder 'Downloads' kunt u documenten voor elk gewest terugvinden.