Samenwerken: online vergaderen

Online vergaderen

Online vergaderen

Het vernieuwde werken, waarbij er veel thuis gewerkt wordt, creëert een nood aan digitaal werken.  Maar hoe pak je dit aan?

1. Kies de juiste tool voor je online vergadering

--> Link naar ‘Materiaal/faciliteiten’ --> ICT-hulpmiddelen

2. Zorg voor een stabiele internetverbinding

Kies voor een vaste internetverbinding via kabel, indien mogelijk. Via Wifi en 4G heb je een minder stabiel netwerk, zeker wanneer je ook andere apps gebruikt of je tegelijkertijd met meerdere personen op het netwerk zit. Test op voorhand je verbinding, video en geluid.

3. Kies voor een stille ruimte

Kies een ruimte waar je ongestoord kan werken. Elk storend geluid kan een online vergadering hinderen.

4. Kies voor een goede belichting

Kies voor een lichtbron achter je camera van je PC.

5. Audio heeft voorrang op video

Indien je je videobeeld opzet, heb je een beter vergadergevoel, mede omdat je ook reacties van andere deelnemers kan zien. Hoe dan ook is het belangrijker dat je elkaar goed kan horen en verstaan. Daarom gebruik je best een hoofdtelefoon met microfoon. Indien je niet spreekt, zet best de micro uit.

6. Duid een gespreksleider aan

Duid op voorhand de gespreksleider van de online vergadering aan. Deze moderator gaat best zelf niet te diep in op de inhoud van het gesprek maar zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en de groepsdynamiek stimuleert. De gespreksleider houdt de timing in het oog en geeft op tijd aan wanneer men toe is aan een pauze of wanneer er nog maar 5 minuten gereserveerd zijn voor de desbetreffende vergadering.

7. Geef aan wanneer je wil spreken

Steek je virtuele vinger op indien je het woord wilt nemen. De gespreksleider dient hierop toe te zien.

8. Leg doelstellingen vast van de online vergadering

De gespreksleider zal voor de online vergadering de verwachtingen en duidelijke richtlijnen bespreken. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je het woord vraagt, door je digitale vinger op te steken.

9. Deel notities

Gebruik samenwerkingstools (bijvoorbeeld Google Docs, Trello...) om gezamenlijk aantekeningen maken in realtime.

10. Neem de meeting eventueel op

Omdat niet elke werknemer aanwezig kan zijn op elke virtuele vergadering, kan deze vergadering opgenomen worden. Mits goedkeuring van de deelnemers kan dit achteraf gedeeld worden. Sommige tools (zoals Microsoft Teams) bieden de mogelijkheid om alles meteen naar tekst om te zetten. Deze spraakherkenning werkt echter beter wanneer de vergadering in het Engels verloopt.

11. Bepaal je grenzen

Beperk het aantal virtuele vergaderingen. Werk voor jezelf een schema uit waarin je zeker ook je pauzes inzet.

12. Keep it funny

Online vergaderingen moeten ook niet té serieus verlopen. Lachen is goed voor de teamgeest en zorgt ervoor dat iedereen gemotiveerd en geëngageerd blijft.

13. Maak het interactief

Gebruik bijvoorbeeld Mentimeter in een online vergadering om polls en een bevraging te doen. Ook een brainstorm kan hiermee in gang gezet worden. Een ander voorbeeld zijn de break out rooms in Teams waarbij men online in kleinere groepen een brainstorm kan doen.

      Vias institute wil op haar website cookies gebruiken om uw surfervaring te verbeteren (functionele cookies) en te analyseren (analytische cookies). Door op “Ik ga akkoord” te klikken, aanvaardt u het gebruik van deze cookies voor deze doeleinden. U kan evenwel uw cookievoorkeuren regelen via de knop “Voorkeuren instellen”. Wij gebruiken ook cookies die noodzakelijk zijn om de website te laten functioneren en die u dus niet kan weigeren. U kan meer informatie terugvinden over onze cookies in ons privacybeleid.

          U kan meer informatie terugvinden over onze cookies in ons privacybeleid.

          Deze cookies zijn noodzakelijk om de website te doen werken en kunnen niet worden uitgeschakeld.
          Deze cookies verhogen de gebruiksvriendelijkheid van een website door uw keuzes te herinneren (bv. taalvoorkeuren, regio, login).
          Deze cookies verzamelen gegevens over de performantie van een website zoals het aantal bezoekers of de tijd die bezoekers doorbrengen op een webpagina.
          Deze cookies kunnen door adverteerders op onze website worden ingesteld. Ze worden wellicht door die bedrijven gebruikt om een profiel van uw interesses samen te stellen en u relevante advertenties op deze website of op andere websites te tonen. Ze slaan geen directe persoonlijke informatie op, maar ze zijn gebaseerd op unieke identificatoren van uw browser en internetapparaat. Als u deze cookies niet toestaat, zult u minder op u gerichte advertenties zien.